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Reisekostenabrechnung in Deutschland

Oft auf Dienstreise? Reisekostenabrechnungen sind nervenaufreibend. Wir sagen Ihnen, welche Reisenebenkosten erstattungsfähig sind.

Die Reisekostenabrechnung umfasst alle Kosten, die während und durch eine Dienstreise entstehen. Dazu gehören die Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand sowie die Fahrt- und Reisenebenkosten. Was man genau beanspruchen kann, welche Unterschiede es für Dienstreisen im In- und Ausland gibt, erfahrt ihr hier.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Wann immer eine Dienstreise vorliegt, entstehen auch Kosten, die in der Reisekostenabrechnung oder durch die Reisekostenpauschale vermerkt und erstattet werden können. Bei Arbeitnehmern geschieht das durch den Arbeitgeber, bei Selbstständigen durch das geltend machen in der Steuererklärung. Möchte man alle Kosten in voller Höhe erstattet bekommen, muss man allerdings einige Dinge berücksichtigen.

Eine Reisekostenabrechnung ist die Zusammenstellung aller Kosten, die während einer Dienstreise entstehen. Diese setzen sich zusammen aus Pauschalen und Belegen für die Fahrtkosten, den Verpflegungsmehraufwand und den Übernachtungen. Ziel soll es sein, die Gesamtkosten der Dienstreise zu ermitteln und entsprechend zu erstatten.

Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner gewohnten Arbeitsstätte vorübergehend tätig wird, und ist nicht mit dem Dienstgang oder dem Arbeitsweg gleichzusetzen. Typische Dienstreisen sind beispielsweise Kundentermine außerhalb der Stadtgrenze, persönliche Treffen mit Kunden außerhalb der eigenen Firma, Reisen zu Niederlassungen der Firma oder der Besuch einer Messe, Tagung und Schulung.

Man spricht von Dienstreisen, wenn der Weg länger ist als der Weg zur regelmäßigen Arbeitsstätte.

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Da eine Reisekostenabrechnung auch immer aufwändig ist, muss man einige Dinge beachten, um sich nicht zu verzetteln – im wahrsten Sinne des Wortes.

Daher lautet der erste Tipp: Alle Nachweise, Buchungen und Quittungen ausstellen lassen und aufheben. Und bedenkt, dass eine Reisekostenpauschale nur dann greift, wenn man nicht länger als 3 Monate außerhalb der gewohnten Arbeitsstätte verbringt. Nach diesem Zeitraum gilt der Einsatzort als regelmäßige Arbeitsstätte.

Eine Ausnahme entsteht allerdings, wenn der Arbeitnehmer den Tätigkeitsort mehrmals wechselt. Dafür benötigt man entsprechende Nachweise.

Welche Reisenebenkosten sind erstattungsfähig?

Damit man die Kosten geltend machen kann, sollte man im Vorhinein Informationen darüber verfügen, was alles in die Reisenebenkostenabrechnung gehört.

  • Fahrtkosten (Auto, Zug, Flugzeug, Mietwagen, Taxi, Uber, Maut- und Parkgebühren)
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten
  • Telefon- und Internetkosten
  • Eintrittsgeld (berufliche Veranstaltung, Messe, Ausstellung)
  • Trinkgelder
  • Gebühren für Schließfächer
  • Schadensersatz im Falle eines Verkehrsunfall
  • Diebstahl
  • Reisegepäckversicherung

Was hingegen nicht erstattungsfähig ist: Bußgelder, Massagen, Essensgutscheine, Minibar und Dinge, die der persönlichen Unterhaltung dienen.

Weiteres zu Fahrtkostenerstattung

Die Fahrtkosten unterliegen bestimmten Regelungen, die auf den ersten Blick kompliziert klingen, in der Regel aber leicht umsetzbar sind. 

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten des Protokollierens:

1. Kilometerpauschale: 30 Cent pro Kilometer mit dem Auto, 20 Cent pro Kilometer mit dem Motorrad. Seit 2015 erfolgt keine Vergütung für den Beifahrer.

2. Protokollierung über ein Fahrtenbuch: Hier wird nach fahrzeugindividuellem Kilometersatz gerechnet.

3. Fahrtenbuch für die Protokollierung des tatsächlichen Aufwandes.

Am einfachsten ist dabei die erste Möglichkeit, die Berechnung anhand der Kilometerpauschale. Letztendlich muss das aber entweder jeder für sich selbst entscheiden oder das Unternehmen hat eine bevorzugte Methode bereits vertraglich festgelegt. Bevor man seine erste Geschäftsreise antritt, sollte man das im Vorfeld intern geklärt haben.

Aber Achtung: Beim Fahrtenbuch muss man sehr gründlich vorgehen, ansonsten kann das Finanzamt weitere Prüfungen anfordern. Außerdem sollte man sehr penibel darauf achten, dass private Fahrten strikt von den Dienstlichen getrennt gelistet werden.

Welche Daten im Fahrtenbuch geführt werden sollten:

  • Datum der Fahrt
  • Abfahrts- und Zielort der Geschäftsreise
  • Zweck der Geschäftsreise (Name des Kunden, Anlass)
  • Fahrzeugführer, wenn es sich nicht um ein personengebundenes Auto handelt
  • Kilometerstand am Anfang und Ende der Reise

Verpflegungsmehraufwand

Wie der Name schon sagt, geht es hierbei um den Mehraufwand und nicht um die komplette Verpflegung. Dabei gibt es zwei zu berücksichtigende Modelle.

Ist man weniger als 24 Stunden unterwegs, greift die kleine Pauschale.

Ist man länger als 24 Stunden unterwegs, greift die große Pauschale.

 

Ab 8 Stunden »außerhalb des Mittelpunkts seiner dauerhaft angelegten Tätigkeit« stehen einem Dienstreisenden 12 € pro Tag zu.

Ab 24 Stunden verdoppelt sich dieser Betrag auf 24 € pro Tag.

Das gilt für das Inland, im Ausland gelten andere Tagessätze, die von Land zu Land variieren. Der Verpflegungsmehraufwand kann geltend gemacht werden, wenn man entsprechende Nachweise vorlegt. Wurde man hingegen zum Essen eingeladen, wird die Pauschale je nach Mahlzeit um 20-40 % gekürzt.

Im Ausland gelten andere Pauschalbeträge, wie das Bundesministerium der Finanzen in einem Brief veröffentlichte. Darin heißt es, dass der Pauschalbetrag des Ortes maßgeblich ist, das vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird. So erhält man 42 € Verpflegungsmehraufwand, wenn man sich länger als 24 Stunden in Belgien aufhält, außer am Anreise- oder Abreisetag, da sind es 28 €. Fährt man von da aus weiter nach Dänemark, erhält man 58 €, bzw. 39 € am Reisetag. Erreicht man Dänemark also vor 24 Uhr Ortszeit, darf man bereits die Anreisepauschale von Dänemark geltend machen, die 10 € höher liegt als in Belgien. Mehr Informationen zum Verpflegungsmehraufwand in Deutschland

Kürzung der Verpflegungspauschalen

Wie oben bereits angemerkt, greift der Verpflegungsmehraufwand nur, wenn man auch nachweislich selbst für die Verpflegung aufgekommen ist. Wurde man hingegen zum Frühstück eingeladen, wird die Pauschale um 20% gekürzt. Handelt es sich um ein Mittag- oder Abendessen, werden jeweils 40% abgezogen. Wird man also den ganzen Tag hindurch zum Essen eingeladen, kann man zu 100% keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Der Arbeitgeber darf diese Pauschalen für seine Mitarbeiter erhöhen, solange der doppelte Betrag nicht überschritten wird. Maximal 24 € für die kleine und maximal 48 € für die große Pauschale sind also rein theoretisch möglich.

Gibt es zusätzliche Regelungen?

Ja, denn der Verpflegungsmehraufwand darf lediglich die ersten 3 Monate während einer Geschäftsreise geltend gemacht werden. Ist diese Reise auf beispielsweise 6 Monate ausgelegt, wird bloß für die erste Hälfte der Verpflegungsmehraufwand durch die Pauschalen ausgeglichen.

Ausnahme: Wenn die Reise für 4 Wochen unterbrochen wird. Dann darf ab diesem Zeitraum wieder für 3 Monate von der Pauschale profitiert werden.

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