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Übernachtungspauschale

Die sogenannte Übernachtungspauschale übernimmt die Übernachtungskosten während einer Geschäftsreise. Alle wichtigen Informationen zur Pauschale und deren Anwendung:

Viele Arbeitnehmer und Selbstständige kennen es: Reisen sind immer häufiger Teil des Berufs und nicht mehr von der beruflichen Tätigkeit wegzudenken. Dabei entstehen natürlich auch immer Kosten, die getragen werden müssen. Ein großer Teil dieser Kosten entsteht durch Übernachtungskosten, wobei die Übernachtungspauschale greift.

Was ist die Übernachtungspauschale?

Die Übernachtungspauschale gehört zur Reisekostenabrechnung und beträgt in Deutschland 20 € pro Tag. Die Auszahlung ist für Mitarbeiter steuerfrei, das Unternehmen darf diese aber nicht als Betriebsausgabe kennzeichnen.

Für das Ausland gelten die entsprechenden Auslandspauschalen, die sich jährlich ändern können. Diese Beträge werden jährlich von Bundesfinanzministerium veröffentlicht und unterscheiden sich von Land zu Land und teilweise sogar von Stadt zu Stadt. So beträgt 2018 die Übernachtungspauschale für London 160 €, im restlichen UK beläuft sie sich aber auf 119 €.

Ob die Übernachtungskosten seitens des Arbeitgebers übernommen werden, wird in jedem Unternehmen individuell entschieden, ein rechtlicher Anspruch besteht nicht. Als Arbeitnehmer wird entsprechend geraten, alle Belege zu sammeln und aufzuheben, diese können in der Einkommenssteuererklärung berücksichtigt werden.

Ebenso gibt es keinerlei rechtlichen Anspruch auf die Auszahlung der Übernachtungspauschale. Sollte der Arbeitgeber keine oder nur eine niedrige Übernachtungspauschale zahlen, dürfen diese Pauschalen nicht in der Einkommenssteuererklärung berücksichtigt werden. Verbringt man die Nacht im Zug oder Flugzeug, wird keine Übernachtungspauschale übernommen.

Abrechnungsmethoden der Übernachtungspauschale

Übernachtunspauschale Mann im Bett

Man kann die Übernachtungspauschale in Anspruch nehmen aber auch die tatsächlichen Kosten vom Arbeitnehmer übernehmen lassen, sofern vorher abgeklärt. Werden die Kosten nicht vom Betrieb übernommen, kann der Arbeitnehmer diese als Werbekosten absetzen. In diesem Fall sollten die Belege aufgehoben werden.

Denn der Werbekostenpauschalbetrag beträgt lediglich 1.000 € und dieser ist schnell ausgeschöpft. Danach sollte man überdenken, ob die Übernahme der tatsächlichen Kosten nicht doch lohnenswerter ist.

Vorteile durch die Übernachtungspauschale

Bis hierhin klingt das alles mühselig und kaum lohnenswert, doch die Übernachtungspauschale bringt durchaus auch Vorteile mit sich. Vor Dienstantritt sollte grundsätzlich geklärt werden, wie abgerechnet wird. Sollte man bei Freunden oder Verwandten unterkommen, darf keine Pauschale angerechnet werden.

Doch die Übernachtungspauschale wird von immer mehr Betrieben dazu eingesetzt, die Motivation der Mitarbeiter zu fördern und ihre Leistungen zu belohnen. Denn die Ausgaben können vom Betrieb als Betriebskosten abgesetzt werden, der Arbeitnehmer wird nicht durch zusätzliche Sozialabgaben oder Lohnsteuern belastet. Die steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten beispielsweise durch Zuwendungen und Boni können individuell angelegt werden. Und da kann je nach Fall einiges für den Arbeitnehmer drin sein. Vor Reiseantritt mit dem Vorgesetzten zu reden kann sich also gleich mehrfach lohnen.

Vorteile am besten nutzen: Wer viel im Ausland unterwegs ist, kann mit seinen Dienstreisen schnell an steuerfreies Extragehalt gelangen. Wenn man 3 Nächte in Italien verbringt, beispielsweise in Neapel, und das Zimmer 40 €/Nacht kostet, der Arbeitgeber aber die 100 € Pauschale bezahlt, darf die Differenz von 60 € in die eigene Tasche fließen. Steuerfrei. Bei drei Übernachtungen kommen also 180 € mehr Gehalt zusammen.

Das Beste ist, dass man für jede Reise zwischen den beiden Modellen wechseln kann. Bei Reisen ins Ausland lohnt es sich also, mit der Pauschale abzurechnen und die Differenz zu behalten. Bei Inlandsreisen sollten die tatsächlichen Kosten übernommen werden, da 20 € pro Nacht nicht realistisch sind. Manchmal bekommt man vom Betrieb sogar ein Luxushotel gestellt, um Dienstreisen attraktiver zu machen oder, wie oben bereits erwähnt, gute Leistungen zu honorieren.

Übernachtungspauschale für Selbstständige?

Gibt es seit 2018 nicht mehr. Selbstständige sollten also unbedingt die Originalbelege aufheben und mit der Steuererklärung als Betriebsausgaben einreichen.

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