Feedbackgespräch richtig vorbereiten

In manchen Unternehmen finden ein Mal im Jahr Feedbackgespräche mit den Mitarbeitern statt. In diesen Gesprächen geht es oftmals darum, inwiefern vereinbarte Ziele erreicht wurden, welche neuen Ziele für die Zukunft anvisiert werden und um Vereinbarungen über berufliche Weiterbildungen. Sie stellen eine wertvolle Kommunikation zwischen Vorgesetzte und Mitarbeiter dar, weswegen man sich auf solche Gespräche gut vorbereiten sollte, um das Maximum für sich rauszuholen.

Auf ein Feedbackgespräch vorbereiten

Je besser die Vorbereitung, desto besser die Ergebnisse eines Feedbackgesprächs, das beiden Parteien am Ende helfen soll.

Daher lohnt es sich, initiativ vorzugehen und selbst das Gespräch zu suchen. Um es dann besonders effizient nutzen zu können, empfiehlt es sich, im Vorhinein konkrete Ziele zu verbalisieren. Gleichzeitig hilft es, sich bei der Vorbereitung in die Situation der Kollegen und Vorgesetzten hineinzuversetzen und die eigene Leistung aus ihrer Perspektive zu betrachten, aber auch die eigene Leistung ganz objektiv zu evaluieren. Eigene Ziele und Wünsche festzulegen und mögliche Argumente vorzubereiten sind ebenfalls wichtig für eine gute Vorbereitung. Solltest du bereits im Vorhinein merken, dass es ein gewisses Konfliktpotential geben könnte, kannst du darum bitten, dass ein Mitglied des Betriebsrats oder ein Mediator an dem Gespräch teilnimmt.

Zur Vorbereitung kannst du dir folgende Fragen stellen:

  • Wie war das letzte Jahr?
  • Was habe ich gut gemeistert?
  • Was hätte ich besser machen können?
  • Konnte ich alle Ziele erfüllen?
  • Wie war meine Leistung?
  • Wo gab es Probleme? (Betrieblich, zwischenmenschlich)
  • Wünsche ich mir mehr/weniger Verantwortung?
  • Wie ist mein Arbeitsprofil definiert?
  • Fielen meine Aufgaben in mein Arbeitsprofil?
  • Würde mir eine Weiterbildung helfen?
  • Welche Weiterbildung wünsche ich mir und weswegen?
  • Was sind meine Karriereziele?

Verlauf eines Feedbackgesprächs

Es gibt grobe Abläufe, wie solche Feedbackgespräche in der Regel verlaufen.

1. Nach dem Einstieg erfolgt oftmals die Analyse des vergangenen Jahres. Hier wird geschaut: Wie sahen die Arbeitsaufgaben und bisherigen Erfolge aus? Welche Ziele wurden erreicht? Welche Kritikpunkte gibt es und wie zufrieden waren beide Parteien?

2. Danach erfolgt die Planung für das bevorstehende Jahr und die Ziele werden definiert. Dazu gehören auch mögliche Veränderungen, die geplant sind oder angegangen werden sollten.

3. Zum Schuss geht es um die Entwicklung und den Perspektiven wie die beruflichen Perspektiven, den Entwicklungsoptionen, Weiterbildungen, Förderplanungen und persönlichen Wünschen.

Dos and Don’ts

Abschließend möchten wir auf die Dos and Don’ts im Feedbackgespräch eingehen.

Hier also die wichtigsten Dos:

  • Vorbereitet in das Gespräch gehen
  • konkrete Ziele benennen
  • Kritik annehmen
  • Auf die Körperhaltung achten

Hinweis:

Beim Punkt »Kritik annehmen« ist besonders wichtig, dass die Kritik nicht persönlich genommen wird. Auch darauf kann man sich mental vorbereiten, denn die Wahrscheinlichkeit, während eines Feedbackgesprächs kritisiert zu werden, ist gegeben.

Auf keinen Fall sollte man kritikresistent wirken, alles abstreiten oder sogar die Stimme erheben. Stattdessen sollte man darauf achten, souverän zu bleiben, die Kritik anzunehmen und an den angesprochenen Punkten zu arbeiten. Letztendlich soll diese Kritik dazu dienen, dass man aus ihr lernt.

Sollte die Kritik allerdings ungerechtfertigt sein, bietet es sich an, ganz sachlich die Lage zu erläutern. Das geht, indem man etwas sagt, wie: »Ich bedaure, dass dieser Eindruck entstanden ist, doch hatte ich das Gefühl, dass …«. Grundsätzlich ist es wichtig, dass dabei die Ich-Form gewählt wird: »Ich finde … ich denke … ich hatte den Eindruck …«. Hingegen sollten Verallgemeinerungen wie: »Jeder denkt … wir finden … in Wahrheit ist es so abgelaufen …« vermieden werden. Sie wirken weitaus weniger souverän und machen einen beratungsresistenten Eindruck.

 

Die wichtigsten Don‘ts lauten:

  • nicht laut werden
  • nicht provozieren
  • keine privaten Informationen und Probleme ansprechen
  • keine Schuldzuweisungen
  • nicht über Kollegen lästern

Nicht vergessen: Feedbacks und Rückmeldungen helfen, besser zu werden, sich weiterzuentwickeln und mehr auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen.

Daher sollte das Feedbackgespräch als Chance und nicht als Last angesehen werden. Es hilft beiden Parteien, den Vorgesetzten und den Mitarbeitern, sich zu bessern, Vertrauen aufzubauen und das gegenseitige Verständnis zu stärken. Wenn du dich schon länger für eine Weiterbildung interessierst, kannst du es hier ansprechen.

Also nur Mut, bereite dich ordentlich vor und suche vielleicht sogar selbst das Gespräch. Die Vorgesetzten freuen sich über so viel Engagement.