Geschäftsreise planen: Checklisten für Dienstreisen
Es ist nicht immer leicht, eine Reise zu organisieren. Und gerade bei der Dienstreise liegt der Erfolg in der vorangegangenen Planung. Daher ist eine Checkliste für Geschäftsreisen unerlässlich. Es folgen die wichtigsten Punkte, die man bei der Planung berücksichtigen muss.
Allgemeine Reisevorbereitung
Es gibt Dinge, um die muss man sich lange Zeit im Voraus kümmern, weswegen eine ordentliche Planung das A und O für eine erfolgreiche Geschäftsreise ist. So sollte man als Erstes den Personalausweis und Reisepass auf seine Gültigkeit überprüfen und termingerecht ein Visum beantragen - falls notwendig.
Das Reiseziel ist auch für folgende Punkte wichtig:
- Wird ein Auslandskrankenschein benötigt?
- Wie sieht es mit einer Auslandsreiseversicherung aus?
- Wäre ein Impfpass sinnvoll?
- Benötigt man eine Gepäckversicherung?
Bargeld in der entsprechenden Währung ist, wenn möglich direkt mitzunehmen, ebenso wie eine Kreditkarte, EC-Karte und bei Bedarf Reisechecks.
Wenn die Reise zum Flughafen im Zug zurücklegt wird, sollte man auch an seine Bahncard denken. Ebenso sollte der Führerschein keinesfalls vergessen werden, falls man vor Ort ein Fahrzeug mieten möchte. Und natürlich die Hotelreservierung unbedingt dabeihaben.
Alle technischen Geräte sollten zusammen in eine Tasche verstaut werden. Dazu gehört neben dem Laptop auch das Ladekabel und eventuell ein Steckdosenadapter fürs Ausland. Mögliche Geschäftsunterlagen, die in Papierform bereitstehen, unbedingt einpacken.
Reisebuchungen
Sind der Flug bzw. die Zugfahrt bereits gebucht, und zwar frühzeitig, sollte man sich um eine Unterkunft kümmern. Der Klassiker ist dabei das Hotel, doch auch Privatunterkünfte und kleinere Wohnungen wie die des SMARTments werden immer beliebter. Sich rechtzeitig mit den Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort auseinanderzusetzen hilft, gute Angebote wahrzunehmen.
Möchtest du vor Ort beispielsweise ein Auto für die gesamte Dauer deiner Geschäftsreise mieten, solltest du auch diese Buchung rechtzeitig vornehmen.
Das gehört in den Koffer:
- Dokumentenmappe mit Reisedokumenten, Geschäftspapieren, Impfpass, Reiseinformationen, Buchungsbestätigungen, (internationaler) Führerschein
- Technik inklusive Ladekabel, Reiseadapter
- Reiseapotheke, die auf das entsprechende Land ausgerichtet ist (in der Apotheke kann man sich die wichtigsten Sachen zusammensuchen lassen)
Das gehört in das Handgepäck:
- Notfallkleidung, falls der Koffer verloren geht.
Frische Unterwäsche sowie ein sauberes Shirt dürfen dabei keinesfalls fehlen. - Unterhaltungselektronik / ein gutes Buch
- Wichtige Medikamente
- Waschzeug
- Die wichtigsten Akkus / Ladegeräte.
Gerade wenn heikle Firmenunterlagen befördert werden, sollte der Koffer gesichert und abgeschlossen werden.
Die Vertretung
Für die Zeit deiner Reise ist es sinnvoll, eine Vertretung zu organisieren und dieser entsprechende Vollmachten auszuhändigen, damit der Betrieb wie gewohnt weitergehen kann.
Wichtig: Leg direkt fest, welche Entscheidungen ausschließlich nach Rücksprache getroffen werden können. Beachte dafür auch den eventuellen Zeitunterschied; es sollte am besten eine Uhrzeit vereinbart werden, in der Absprachen gemacht werden können. Zudem sollte eine E-Mail- sowie Telefonumleitung eingerichtet und der Anrufbeantworter mit einer Abwesenheitsnotiz besprochen werden.
Geschäftsreise ins Ausland
Das Thema Ausland wurde bereits angeschnitten, doch gibt es bei einer geschäftlichen Auslandsreise noch einige andere Dinge zu beachten. Nebst der Dokumentenmappe mit den entsprechenden Papieren für die Einreise und den Aufenthalt, sollte man im Vorhinein einige wichtige Informationen einholen. Das geht am besten über das Auswärtige Amt.
So können Auskünfte über kulturelle Gepflogenheiten und Gefahren vor Ort vor Reiseeintritt eingeholt werden. Achte auch auf Einreise- und Zollbestimmungen.
Eine Kontaktliste in Papierform hat sich schon oft als Lebensretter erwiesen. Es ist empfehlenswert, die wichtigsten Kontaktdaten zu notieren, wie die Daten der Unterkunft, der Geschäftspartner und des Kreditinstituts, sollte die Karte gestohlen werden oder verloren gehen. Zu den wichtigsten Notfallnummern gehören auch jene, um Karten, Konten und Handy sperren zu lassen. Eine Fotokopie des Reisepasses sollte separat aufgehoben werden, falls das Originaldokument abhandenkommen sollte. Diese Kontaktliste ist besonders wichtig, um keine Zeit zu verlieren, wenn es mal schnell gehen muss und die Technik evtl. nicht funktioniert oder in Reichweite ist. Dasselbe gilt für einen Stadtplan oder einer Landkarte sowie einem Wörterbuch.
Nachbereitung der Geschäftsreise
Nach einer Geschäftsreise ist es an der Zeit, Bilanz zu ziehen: Wurden alle Ziele erreicht? War die Geschäftsreise erfolgreich? Hätte man etwas besser machen können, dass man für die nächste Reise übernehmen kann? Richte dir etwas Zeit ein, um alle Papiere zu sichten und zu ordnen, Visitenkarten elektronisch zu erfassen, abgesprochene Unterlagen auszutauschen und die Reisekostenabrechnung vorzunehmen. Hat man eine Vertretung eingearbeitet, sollten nun die Vollmachten widerrufen und die Mail- sowie Telefonumleitungen rückgängig gemacht werden.
Zusätzliche Tipps
¼ Liter Wasser versorgt den Körper mit der nötigen Flüssigkeit, um fit am Zielort anzukommen. Auf Alkohol und Koffein sollte allerdings verzichtet werden.
Während eines langen Fluges öfter aufstehen und sich die Beine vertreten, damit das Blut ordentlich zirkulieren kann. Im Sitzen die Füße immer abwechselnd belasten, Zehen und Fersen anspannen und strecken.
Wer nach Westen fliegt, sollte während des Fluges wach bleiben, um den Körper an die Zeitumstellung zu gewöhnen. Am ersten Abend fällt man dann müde ins Bett und ist am Morgen bereits etwas eingependelt. Wer gen Osten fliegt, sollte hingegen den Flug zum Schlafen nutzen. Gegen den Jetlag hilft Tageslicht. Durch die Sonnenstrahlen werden glücksmachende Hormone ausgeschüttet.
Vermeide wenn möglich den Mittelplatz bei Langstreckenflügen. Hier wird man nonstop gestört, muss aufstehen und findet keine Ruhe. Wer schlafen möchte, sollte es sich am Fenster gemütlich machen. Allerdings wird es am Fenster auch schneller frisch, weswegen man an Bord nach einer Decke fragen oder vorausplanend seinen gemütlichen Pulli auspacken sollte. Wer hingegen häufiger aufstehen möchte, um sich die Beine zu vertreten, nimmt am besten direkt am Gang Platz. Wem Beinfreiheit wichtig ist, der sollte sich schnell einen der begehrten Plätze am Notausgang sichern.
Stilles Wasser und ein Stofftaschentuch reichen, um der Haut etwas Feuchtigkeit zukommen zu lassen, damit man am Zielort etwas frischer ankommt.
Wenn man all diese Punkte berücksichtigt, sollte bei der nächsten Geschäftsreise nichts mehr schief gehen. In diesem Sinne: Eine gute Reise und viel Erfolg!
Wenn man all diese Punkte berücksichtigt, sollte bei der nächsten Geschäftsreise nichts mehr schief gehen. In diesem Sinne: Eine gute Reise und viel Erfolg!