Zeitmanagement ist wichtig, um den Arbeitsalltag gut zu organisieren und effektiv zu nutzen, wofür sich die Pomodoro-Technik anbietet. Diese hilft dir dabei, deinen Fokus aufrechtzuerhalten, sodass die Ablenkungen im Büro keine Chance mehr haben!
Bei der Pomodoro-Technik handelt es sich um eine Selbstmanagement-Methode, dessen Ursprung in den 80er Jahren liegt. Sein Erfinder, der italienische Unternehmer Francesco Cirillo, gab dieser Technik den Namen Pomodoro (italienisch für Tomate), weil seine Küchenuhr die Form einer Tomate hatte. Und weil er damals als Student schon erkannte, wie wichtig Pausen für ein effektives Arbeiten sind, um der Prokrastination zu entkommen.
Im Grunde braucht man für die Pomodoro-Methode lediglich eine Küchenuhr (Weckerfunktion auf dem Smartphone tut es heutzutage auch*) und den Willen, etwas zu ändern. Und vielleicht hat diese Methode daher in den letzten Jahrzehnten nicht an Gültigkeit abgenommen, denn sie ist simpel und für jeden zugänglich.
Die Pomodoro-Technik funktioniert wie folgt:
Es müssen natürlich nicht exakt 25 Minuten sein, denn einige kleinere Aufgaben lassen sich in der Zeit auch erledigen.
Doch sagt man diesen 25 Minuten nach, ist es die perfekte Einheit für die Konzentration.
» * Francesco Cirillo bestand darauf, dass man lediglich Stift und Papier bei dieser Methode einsetzt, um weiteren Ablenkungen zu entgehen. Im Computerzeitalter ist das natürlich nicht mehr umsetzbar, aber daher sollte man auf eine Küchenuhr statt Smartphone ausweichen, wenn man die Möglichkeit hat.«
Funfact: Die 25 Minuten plus 3-4 Minuten Pause nennt man Pomodori, nach 4 solcher Pomodori-Einheiten empfiehlt sich dann eine längere Pause von 20-30 Minuten.
Diese Technik ist je nach To-do-Liste individualisierbar.
Hat man beispielsweise viele kleinere Aufgaben zu erledigen (Telefonate, Mails schreiben etc.), kann man diese in eine Einheit packen. Hat man hingegen eine sehr große Aufgabe vor sich liegen, die den ganzen Tag in Anspruch nimmt, sollte man immer 25 Minuten konzentriert daran arbeiten und dann, wie oben beschrieben, Pausen einlegen.
Im Grunde ließe sich die Pomodoro-Technik auch ganz simpel darauf reduzieren: Konzentriertes Arbeiten, Pause, konzentriertes Arbeiten, Pause, konzentriertes Arbeiten, …
Grundsätzlich wird diese Technik angewendet, um fokussierter und konzentrierter bei der Arbeit zu sein, doch sie hat auch einige positive Nebeneffekte. So sorgt die Einteilung in Einheiten plus Pause für einen Energiebooster. Denn regelmäßige Pausen sorgen für neue Energien. Man ist motivierter, dafür sorgen die Pausen, die kleine Belohnungen darstellen, und gleichzeitig das Abhaken der Punkte auf der To-do-Liste.
Kleine Erfolgserlebnisse sind ein wichtiger Teil dieser Methode. Man arbeitet konzentrierter, weil man es sich vorgenommen hat und 25 Minuten sind ein guter Richtwert, um sich in einer Aufgabe zu verlieren – bis der Wecker klingelt. Durch die Überschaubarkeit der To-do-Liste wirken auch große Aufgaben plötzlich kleiner und die Überwindung, damit anzufangen, ist nicht so riesig.
Multitasking ist ein Mythos, hört man immer häufiger. Durch diese Methode ermöglicht es einen, eine Zeitlang sich auf eine einzige Sache zu konzentrieren. Das verstärkt den Fokus ganz automatisch. Obendrein gewinnt man durch das Anwenden dieser Methode einen besseren Überblick über seine alltägliche Arbeit.
Im Grunde protokolliert man seine Arbeitsschritte und kann am Ende des Tages genau sehen, wann man wofür wie lange gebraucht hat. Dinge wie Selbstdisziplin und eine konkrete Tagesplanung kommen obendrein noch dazu.
Aller Anfang ist eine Umstellung. Daher empfiehlt es sich, bei der Pomodoro-Technik mit 2 Stunden a 4 Pomodori zu beginnen.
