Strukturiertes Arbeiten: hilfreiche und bewährte Methoden

Wenn es auf der Arbeit mal wieder drunter und drüber geht, das Telefon nonstop klingelt, die Mails sich im Postfach stapeln und die Kollegen schon zum Meeting rufen, kann man sich überwältigt fühlen. Damit du dennoch einen klaren Kopf und die Übersicht behalten kannst, möchten wir dir heute einige hilfreiche Methoden vorstellen. Diese werden dir in Zukunft helfen, strukturiert zu arbeiten.

Mind (englisch: Geist, Kopf, Verstand) Tools (englisch: Werkzeuge, Hilfsmittel, Instrumente) helfen, die Produktivität und Kreativität zu fördern und gleichzeitig Ordnung und Ruhe zu erlangen. Dabei gibt es vier Methoden, die sich im Laufe der Zeit bewährt haben, um das Gehirn langfristig zu entlasten und strukturiertes Arbeiten zu ermöglichen.

Methode 1: Externalisieren
Das bedeutet, dass man seine Umwelt als Gedächtnisstütze nutzt, damit diese den Kopf entlastet. Muss beispielsweise am nächsten Tag ein Brief verschickt werden, bietet es sich an, diesen vorbereitet auf dem Tisch abzulegen, sodass er am nächsten Tag direkt in die Post kann. Das Ziel dabei ist, das Gedächtnis und damit den Kopf zu entlasten, damit er sich nicht an jede Kleinigkeit erinnern muss.

Methode 2: Mit der Hand schreiben
Wie damals beim Vokabellernen ist es auch im Arbeitsalltag effizienter, sich Dinge mit der Hand zu notieren, wenn man sie behalten möchte. Das belegen Studien.

Methode 3: Prioritäten setzen
Diese legt man am besten zu Beginn eines jeden Tages fest. Ob mit Hilfe einer To-Do-Liste, eines Kalenders oder Karteikarten: Eine Rangordnung zeigt übersichtlich, was erledigt werden muss, sodass nichts vergessen wird. Hat man diese Liste abgearbeitet, kann man sich in der Gewissheit zurücklehnen, alles geschafft zu haben.

Methode 4: Kopf frei bekommen
Dafür nimmt man sich etwas zu schreiben, ob Laptop oder ein Blatt Papier bleibt jedem selbst überlassen. Wichtig ist nur, dass alles, was einen beschäftigt und evtl. auch stresst, aus dem Kopf verschwindet und auf einer externen Speicherkarte verschoben wird. Das kann ebenso gut ein Tagebuch sein, in dem man seine Sorgen notiert. Hat man sich das aus dem System geschrieben, ist der Geist wieder aufnahmefähig.

David Allen ist ein Management Berater, der das Modell »Getting things done« (GTD) entwickelt hat. Dabei geht es in erster Linie darum, produktiv zu sein und gleichzeitig Stress zu reduzieren. Das erreicht man durch fünf Phasen, die helfen, strukturiert zu arbeiten.

Phase 1: Sammeln
Wie bei der oben genannten Methode sollen hier alle Dinge zu Papier gebracht werden, die den Kopf füllen. Doch gehören hierzu nebst den eigenen Gedanken auch Mails, Mailboxnachrichten und allerhand Notizen, die sich gesammelt haben. Dadurch hat man alles auf einen Blick und den Kopf wieder für wichtige Dinge frei.

Phase 2: Verarbeiten der vorangegangenen Notizen
Welche dieser Dinge müssen zu einem Termin verwandelt werden? Aus welcher Notiz wird eine Aufgabe und auf welche kann man gänzlich verzichten? Ist eine Handlung notwendig, wird diese im nächsten Schritt festgehalten.

Phase 3: Organisieren dieser Handlungen
Jede Aktion bekommt ihre eigene Liste, die in »Anrufe« oder »Besorgungen« unterteilt wird. So behält man die Übersicht und kann beispielsweise alle Anrufe hintereinander erledigen und hat bereits eine abgearbeitete Liste. Das motiviert.

Phase 4: Durchsehen der Listen
Alle Listen, Mails und Kalendereinträge werden gesichtet und sortiert. Das hilft bei der Planung der nächsten Schritte und Listen.

Phase 5: Erledigen
Hier greift die gute Vorarbeit, die in Phase zwei bereits vorgenommen wurde. Wer im Büro sitzt, sollte sich nun die Liste schnappen, die er hier am besten abarbeiten kann. Wer im Flugzeug auf dem Weg zu einem Meeting oder Kundentermin sitzt, kann sich hingegen einer anderen Liste widmen. So hat man immer im Blick, was man wann abarbeiten kann, ohne dass die Aufgaben sich anhäufen und die Gefahr entsteht, es könnte noch in Stress ausufern.